1 環境側面に関すること
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ＩＳＯ１４００１の外部審査の注意事項
はじめに
外部審査は、民間の審査員が直接現場に出向き、その所属の取組みがISO14001の規格に適合するかどうかをチェックするものです。そこで、外部審査を受ける所属において、外部審査を契機として日頃の取組みを改めて見直し、環境配慮の取組みをより効果的に進めていただくことを目的として、外部審査にあたっての注意すべきポイントをまとめてみました。
これまでのISO事務局の経験上、特に注意していただきたい部分については、下線を引いて示しておりますので、ご活用ください。
Ⅰ 外部審査の概要
机は中央部をあけないこと
１ 外部審査当日の設定等
① 受審の場所
受
机
・原則として、事務室か事務室近くの会議室を
審
用意すること（応接セットでも可）。
受
・受審側の出席者と外部審査員等が、書類を確認
事務局
できるようにしておくこと。
② 受審側の出席者
各部局環境管理総責任者（本庁・行政センターの場合）、所属環境管理責任者、所属環境推進員、その他所属の推進体制において責任者または重要なポストに就いている職員（注：最後まで出席してください。）
③ 準備する書類
事業案内、環境側面等調査表、プログラム設定表、庁舎管理データ表、所属研修の実施記録やＩＳＯ関連の研修の受講記録（復命書等）、是正の記録、その他ＩＳＯ関係の一連の文書（決裁文書を含む） 等
（これらの文書は前年度分と当該年度分をご用意ください。）
（これらの文書は外部審査員用にあらかじめコピーしておく必要はありませんが、求めがあった場合にはコピーして渡してください。）
この他に当日の出席者名簿をご用意ください。
２ 外部審査員等の出席人数
① 審査登録機関（日本検査キューエイ株式会社）の審査員：１～２名
② 随行(ISO事務局職員)：１名 計２～３名
３ その他
所属の全職員に対し、①外部審査があること、②外部審査員等が執務室に
入り、庁内を歩く場合があること ③職員（アルバイトを含む）等にインタビ
ューすることがあること等をあらかじめ伝えておくこと。なお、外部審査員が
単独で歩くことはなく、また、病院等においては、病室等には特に誘導のない
限り入ることはありません。
Ⅱ 審査の進め方
１ 審査に要する時間：所属の規模等により異なります。
２ 審査の流れと対応の例
審査は、外部審査員の主導で進行します。以下(1)～(11)に例を示しますが、必ずしもこの内容と順序で進行するとは限りません。
(1) オープニングミーティング
出席者の簡単な自己紹介を行います。
なお、審査の記録とするため、外部審査員から、名刺を求められることがありますので、出席される方はご用意ください。(但し、このためにわざわざ印刷する必要はありません)
(2) 所属環境管理責任者へのインタビュー（注：所属環境管理責任者以外の職員は、答えられません。）
【過去のインタビューの例】 (注：今年度もこれらについて聞かれるとは限りません。)
○ ISOに取り組む前と後で、変わったことは何ですか。
○ 所属の本来業務（ミッション＝使命という言葉で言われることがあり
ます）は何ですか。
○ ＩＳＯのプログラムとしているのはどのような業務ですか。
所属環境管理責任者の考えや思いが、プログラムに現れているかがポイントです。
(3) 著しい環境側面についての確認
著しい環境側面についてどのように特定しているかが確認されますので、「神奈川県環境マネジメントシステム運営要綱」第７条の内容を確認し、県及び所属の著しい環境側面の決め方を、外部審査員に説明すること。
この決め方により「環境側面等調査表」に著しい環境側面を特定していることを説明すること。
なお、所属の本来業務が特定されているかどうかは、審査のポイントになります。
(4) 法令等の規制の順守状況の確認
該当している、環境関連の法令等（規制のあるもの）の名称を「環境側面等調査表」で説明するとともに、該当する条項と概要、どのような対応をしているかを説明すること（「著しい環境側面・法的要求事項等の特定要領」第５条第４項により、部局に提出している任意様式をもとに説明していただければ結構です）。
なお、ボイラー等規制値があるものについては、測定結果についても確認されることがあります。
(5) プログラムの実施状況
① 目的の設定についての確認
目的とは、３年後の到達点です。目的は下記のとおりです。
全庁のプログラム
部局の目的
所属の目的
ｸﾞﾘｰﾝ購入の拡大と廃棄物の削減
ｸﾞﾘｰﾝ購入の拡大
ｸﾞﾘｰﾝ購入の拡大
ｺﾋﾟｰ用紙の使用量･廃棄物の削減
ｺﾋﾟｰ用紙の使用量・廃棄物の削減
地球温暖化の防止
地球温暖化の防止
地球温暖化の防止
化学物質等の適正管理
化学物質等の適正管理
化学物質等の適正管理
環境配慮型公共工事の推進
環境配慮型公共工事の推進
環境配慮型公共工事の推進
環境基本計画
－
－
環境に視点をおいた本来業務の改善
環境に視点をおいた本来業務の改善
（所属ごとに必要に応じて設定）
環境保全及び創造に関する情報提供と教育及び学習の推進
環境保全及び創造に関する情報提供と教育及び学習の推進
（所属ごとに必要に応じて設定）
１５年度外部審査では、３年後の目的について問われることはありませんでした。
② 目標の設定について
目標は１年ごとの到達点です。県では、ほとんどの項目は２年後までの数値目標を設定しています。
17年度の各所属等の目標は、全庁のルールにより、第３四半期の報告時に設定することになっています（「環境目的、環境目標及び環境マネジメントプログラム設定要領」第９条）ので、目標設定の時期について、説明を求められた場合には、そのように答えてください。
③ プログラムの進捗状況について
第１四半期、第２四半期の実績が、16年度目標に向かって、順調に進捗しているか、あるいは、順調でないため新たな取組みを実施（これを是正といいます。）したか、などを説明してください。（順調に進捗しているか否かは、前年度の実績と比較することが最も簡単な方法です。）
また、第１四半期、第２四半期の実績から判断し、１6年度目標の達成が見込めない場合は、それぞれの項目について是正する必要があります。この是正がされていない場合には、指摘事項となります。
(6) 研修の実施状況（６ページ参照）
記録を見せて説明してください。所属で行った研修は、欠席者にもフォローしたという記録を残してください。今年度、まだ実施していない所属は、研修の実施計画書（いつ、どういう形で実施するかを記載したもの）を用意してください。
内部監査の指摘等の改善状況及び「最高経営層による見直し（５ページ参照）」への対応状況
改善状況及び対応状況がわかるものを見せて説明すること。
平成１５年度外部審査では、「最高経営層による見直し」についての通知が、職員にきちんと周知されているかどうかをチェックされています。
(8) 県環境方針（６ページ参照）の周知状況
職員にインタビューします。インタビューする職員は、事務職員とは限りません。
【過去のインタビューの例】
○ 神奈川県環境方針の内容を知っていますか。（注：内容を暗記する必要はあり
ません。方針が掲示してある所に行って、その中の項目をいくつか読み上げる方法でよいです。）
上記方針と、あなたの仕事とのつながりは何ですか。（注：環境方針で本来
業務をプログラム化して取組むことを明記しているため、紙を削減することや裏面利用の取組
みを行っていることのみを答えることは、適切でない場合があります。）
○ 職場では、どのような取組みを行っていますか。（注：同上）
(9) 手順の実施状況
環境影響の大きい作業に従事する職員の手順書を確認します。具体的には廃棄物の分別方法やボイラーの運転手順等です。現場での確認になる場合が多い項目です。
また、緊急事態が発生した場合の対応については、手順化し、書いたものをどこかに貼っておくと便利です。
(10) クロージングミーティング
審査終了後、簡単な講評が行われます。審査に立ち会われた方は出席してください。
３ その他
通常、上記の流れの中で、法令等の規制のある施設の現場確認（ボイラーの施設、廃棄物の保管場所、薬品の保管場所等）が行われます。よく指摘されるのが、産業廃棄物の保管場所を表示する看板がないことや、化学物質等の廃液の管理、PCBの保管が規定どおりにされていないこと、劇毒物の管理が不十分であること、廃棄物の処理委託契約が不十分であること等です。
また、産業廃棄物処理のマニフェスト(Ｅ票まで)やゴミの委託契約書は、確認されることが多いので、すぐに取り出せるようにしておいてください。
外部審査は、審査の現場で確認できるかどうかが全てです。したがって、例えば産業廃棄物処理を適正に実施していても、契約書やマニフェストがその場で確認できなければ、「適正に実施していることが確認できなかった」という結果となりますので注意してください。
県がこれまでに受審した外部審査の結果は、HP「神奈川のISO」に掲載していますので、参考にしてください。
「神奈川のISO」→「外部審査」
http://www.pref.kanagawa.jp/osirase/iso/262.htm
Ⅲ 審査直前チェック
環境マネジメントシステムに係る事務については、詳細を、「環境マネジメントシステムに係る事務の手引き」で解説していますので、各項目について確認を行い、不備があった場合には速やかに所定の手続をとってください。
以下に掲げる事項は、前記「手引き」には記載しておりませんが、今年度の外部審査にあたって必要となる事項です。必ず確認しておいてください。
１ ｢最高経営層による見直し｣及び環境方針
（１）最高経営層による見直し
環境マネジメントシステムが有効かつ適切に機能しているかについては、組織の最高経営層自らが定期的に点検し､必要に応じて見直しを行うこととされています。これが「最高経営層（知事、副知事）による見直し」です。
平成15年度の最高経営層による見直しが12月25日の部長会議にて行われ、以下の指示がありました（平成16年1月15日付け通知）。
最高経営層による見直し
平成１5年12月25日
神奈川県知事 松沢 成文
１ 本来業務の改善プログラムの目標管理を行い、ＰＤＣＡサイクルで進行管理をす環境マネジメントプログラムを推進する。
２ 環境意識の向上のための県民への情報提供や普及・啓発を各所属において積極的に行う。
３ 地球温暖化防止に向けて、ＥＳＣＯ事業の導入など具体的な対応策を講じ、エネルギー使用量の削減を徹底して進める。
４ 廃止した県有焼却施設の管理について徹底する。
（２）環境方針
平成１５年４月２３日付けで、新知事の就任に伴い環境方針が改定され
ています。古いものと新しいものが混在して掲示されていないかチェックし、新しいものだけを掲示してください。
参考：http://www.pref.kanagawa.jp/osirase/iso/21.htm
２ 訓練、自覚及び能力に関すること
(1) 研修の対象者について
研修の対象は、常勤職員に限定されたものではありません。
非常勤職員、アルバイト等、同一の職場内で業務を行う職員にも、県の環境マネジメントシステムと取組みの趣旨を理解し行動してもらうため、研修の対象として実施したか記録で確認してください。
(2) 欠席者への対応について
部局、所属で実施する研修に欠席した者については、資料を配布する、再度研修を行うなど、研修で期待するのと同様の効果が得られるようにしてください。
(3) 研修の記録について
教育訓練の記録は、ISO１４００１の規格で必ず記録しておかねばならないものの1つです。
研修の実施責任者は、実施した内容のほか、欠席者への対応について記録しておいてください。
また、ISOの研修に代理出席した者は、復命書等で本来出席する職員に報告をしているかどうか確認してください。
３ 文書管理に関すること
県の環境マネジメントシステムでは、文書管理を全て「神奈川県行政文書管理規則」「神奈川県行政文書管理規程」に則って行うことにしています。（「環境マネジメントシステム運営要綱」第３１条）
(1) ファイル基準表の整備について
神奈川県行政文書管理規則等に則り、ファイル基準表に環境マネジメントシステムに関するフォルダーを整備し、管理してください。
整備されていない所属にあっては、以下の例を参考に整備してください。
また、決裁文書中、決裁日、施行日等、必要記載事項に漏れがないか確認してください。
例 ：第１ガイド… 庶務
第２ガイド… ＩＳＯ１４００１
個別フォルダー… ＩＳＯ１４００１ 要綱
ＩＳＯ１４００１ 通知等
ＩＳＯ１４００１ 調査・照会
ＩＳＯ１４００１ 研修
ＩＳＯ１４００１ 監視測定結果
ＩＳＯ１４００１ 監査
４ 緊急事態への準備及び対応に関すること
ＩＳＯ１４００１では、事業活動における環境への負荷を軽減していくことと併せて、緊急事態における環境負荷の著しい増加を予防し、緩和することとされています。そういった緊急事態を想定し、マニュアルを整備しておかなければなりません。
環境に影響を及ぼす設備等がない場合や、緊急事態を想定しても環境に影響を与えにくい場合など、緊急事態対応をする必要のない所属は、審査員から質問を受けた際、「該当しない」と答えてください。
５ 監視測定及び不適合是正に関すること
(1) プログラムの進捗状況の報告に関すること
四半期ごとのプログラムの進捗状況及び庁舎管理データ表（監視測定結果）の報告期限の遵守は、環境マネジメントシステムを推進するうえで重要なポイントとなります。（「環境マネジメントプログラム監視測定、記録及び不適合是正等要領」第５条、第７条、第10条）
(2) 監視測定結果と不適合是正措置結果に関すること
平成16年度の目標が達成できない可能性が高い場合、その原因を検証し、必要に応じてプログラムの改定に反映させているかが重要です。
県の環境マネジメントシステムでは、上記を考慮して、プログラムの進捗状況や庁舎管理に係るデータについて、「監視測定結果」と「不適合是正措置結果」を報告することになっています。(不適合の要件「環境マネジメントプログラム監視測定、記録及び不適合是正等要領」第４条）
報告の決裁では、監視測定結果の報告だけでなく、是正の必要性の有無、必要がある場合にはその内容についても伺っていなければなりません。
６ 内部監査に関すること
環境マネジメントシステムがＩＳＯ１４００１の規格要求事項に合致して有効かつ適切に実施されているかを確認するために、監査を実施することとされています。
本審査で問われるポイントは、これまでに受けた内部監査での指摘事項等への対応を適切に行ったか否かです。
また、その対応については、実施したことが何らかの客観的な方法（たとえば文書等）で確認できることが求められます。
なお、内部監査の一環として、「自己チェツク」を実施しています。自己チェックをきちんと実施し、改善すべき点は改善しているかどうかを確認しておいた方がよいでしょう。
Ⅳ 審査後の対応
１ 全体のクロージングミーティングに出席
各所属等の審査が終了した後、外部審査の最終日に、全体のクロージングミーティングを行い、審査全体の講評を一度に行います。そこで、「指摘事項」や「観察事項」が最終的に講評されますので、審査対象となった部局や所属は出席してください。
平成１６年度は、１１月２６日（金）１６：３０～ 県庁第５会議室にて行います。
２ 指摘事項等への対応
審査にて指摘等された事項は、改善策または改善結果を一定期間内（おおよそ本審査より２週間以内程度）に審査機関に提出することになります。特に法的要求事項は、すぐに改善し、その結果を報告することになります。
文書で対応するものは、改善したものを文書で報告し、「表示がない」というような指摘には、改善前と改善後の証拠となる写真を添付して報告をしていただくことになります。該当のところへ、後日、ISO事務局より連絡が行きます。
また、システムが動いていることが確認できない場合（取り組んでいる証拠がない場合やＩＳＯの理解が全くない場合など）や法令違反を見過ごしている場合などは、「重大な指摘」となることがあります。その場合も２週間以内程度に事象を改善するだけでなく、システムの改善を行わないと、認証の継続に影響があるため、期限には特に注意して取り組んでください。
ウエッブサイト:-------http://www.pdffind.com/pdf/basor/
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